Privacybeleid

Inhoudstafel

LUCIA VZW – PRIVACY VERKLARING
Deze Privacy Verklaring (de “Verklaring”) is van toepassing op de persoonsgegevens die Lucia vzw verwerkt in kader van
haar activiteiten.

Lucia vzw
Naamsestraat 86
B-1000 Brussel
Ondernemingsnummer: 0458.578.584
hierna “Lucia”, “wij” of “ons”

Lucia vindt de bescherming van de persoonlijke levenssfeer uiterst belangrijk en wil u – als donateur, sponsor, lid of als
steunaanvrager – zoveel mogelijk informeren, respecteren en controle geven over wat er met uw Persoonsgegevens en uw
privacy gebeurt.

Alle benamingen met hoofdletter die niet gedefinieerd zijn in deze Verklaring, hebben de betekenis zoals gedefinieerd in de
verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van
natuurlijke personen in verband met de verwerking van Persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens
en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (“Algemene Verordening Gegevensbescherming” of “AVG” of “GDPR”).
Uw Persoonsgegevens en uw privacy worden beschermd door Lucia in overeenstemming met de Belgische en Europese
regelgeving inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Lees deze Verklaring zeer aandachtig. Hieronder worden niet enkel uw rechten omschreven, maar ook de manier waarop u
deze rechten kan uitoefenen.

Door donateur, sponsor of lid te worden van Lucia of een steunaanvraag in te dienen bij Lucia, gaat u akkoord met de wijze
waarop Lucia uw Persoonsgegevens verzamelt en verwerkt, zoals in deze Verklaring is beschreven.

Wie verwerkt uw Persoonsgegevens en hoe kan u ons bereiken?

Lucia is Verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw Persoonsgegevens die u doorgeeft bij het indienen van
een steunaanvraag, wanneer u lid wordt van Lucia of wanneer u via donatie of op enigerlei wijze contactgegevens bezorgt
aan Lucia.
Lucia heeft een coördinator voor privacy aangesteld, bij wie u steeds terecht kan voor vragen omtrent uw privacy en de
verwerking van uw Persoonsgegevens. De coördinator voor privacy is bereikbaar via:

Lucia vzw
t.a.v de Privacy Coördinator
Naamsestraat 86
B-1000 Brussel
e-mail: vzw.lucia.asbl@skynet.be
tel: 02 512 32 37

Welke Persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt?

Lucia verwerkt verschillende soorten van Persoonsgegevens naargelang u lid wordt van Lucia, u een steunaanvraag indient, u
een financiële bijdrage levert of u contact opneemt met Lucia. Mogelijks worden (o.a.) onderstaande Persoonsgegevens door
Lucia verwerkt:

Gegevens van sympathisanten van Lucia

Identificatie- en contactgegevens zoals naam, voornaam, geslacht, adres woonplaats,
telefoonnummer, e-mailadres, aanwezigheid op events

Gegevens van donateurs
van Lucia

Identificatie- en contactgegevens zoals naam, voornaam, geslacht, adres woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres

Financiële gegevens zoals IBAN bankrekeningnummer en geleverde bijdrage.

Gegevens van vrijwilligers, en bestuursleden van Lucia

Identificatie- en contactgegevens zoals naam, voornaam, handtekening, geslacht, adres, woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres, nationaliteit

Financiële gegevens zoals IBAN bankrekeningnummer, budgetrekening (of enig andere bankrekeningnummer waarop de steun gestort moet worden)

Opleidingsniveau ouders, burgerlijke staat, nationaliteit, aantal kinderen in het gezin (inclusief naam en geboortedatum van kinderen), omschrijving van de noden en problemen van de ouders, omschrijving waarom steun wordt aangevraagd, omschrijving van de financiële behoefte en de financiële situatie van de steunaanvrager, omschrijving van de sociale diensten die de steunaanvrager reeds ontvangt en waarom deze hulp onvoldoende is, omschrijving van begeleiding, handtekening.

Mogelijks worden in kader van een steunaanvraag gezondheidsgegevens meegedeeld zoals een omschrijving van de medische situatie van de ouders. Dit is eveneens mogelijks het geval voor strafrechtelijke veroordelingen van de ouders.

Gegevens van minderjarigen ten behoeve van wie steun wordt aangevraagd

Identificatie- en contactgegevens zoals naam, voornaam, geslacht, adres woonplaats,
geboortedatum.

Omschrijving van de gezinssituatie, omschrijving van de noden van het kind.

Mogelijks worden in kader van een steunaanvraag gezondheidsgegevens meegedeeld zoals een omschrijving van de medische situatie van het kind waarvoor de steun wordt
aangevraagd.

Gegevens van de medewerkers

Identificatiegegevens en contactgegevens, zoals naam, voornaam, adres woonplaats, telefoonnummer, email-adres.

Persoonlijke kenmerken, financiële gegevens, identificatienummer sociale zekerheid,
opleiding en vorming, samenstelling gezin

Gegevens van sociale begeleiders (zoals OCMW, CLB edm.)

Identificatie- en contactgegevens zoals naam, voornaam, handtekening, geslacht,
contactgegevens begeleidende instantie, overige informatie van begeleidende instantie
zoals adres, e-mailadres, telefoonnummer, fax, IBAN-rekeningnummer.

Gegevens partijen die contact opnemen met Lucia

Identificatie- en contactgegevens zoals naam, voornaam, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer, naam organisatie.

Wat is het doel en de grondslag van de verwerking van uw Persoonsgegevens?

Het doel en de grondslag van de verwerking van uw Persoonsgegevens hangt voornamelijk af van de categorie van
Persoonsgegevens waarover het gaat. Hieronder vindt u een overzicht van het doel en de grondslag van de verschillende
Persoonsgegevens die wij verwerken.

Gegevens van sympathisanten van Lucia

Doel

Wij verzamelen deze gegevens om sympathisanten te kunnen informeren omtrent evenementen van Lucia en hen uit te nodigen tot giften aan Lucia.

Grondslag

Gerechtvaardigd belang

Gegevens van donateurs
van Lucia

Doel

Wij verzamelen deze gegevens om donateurs te kunnen informeren omtrent evenementen van Lucia en hen uit te nodigen tot giften aan Lucia, maar eveneens om giften van donateurs t.a.v. Lucia te verwerken en hen fiscale fiches te versturen.

Grondslag

Gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting

Gegevens van vrijwilligers en bestuursleden van Lucia

Doel

Wij verzamelen deze gegevens om informatie van steunaanvragen uit te wisselen tussen de verantwoordelijke vrijwilliger en de bestuursleden van Lucia en tussen de lokale besturen, in het kader van de evaluatie van de ontvangen steunaanvragen, en tussen de lokale besturen en het nationaal bestuur van Lucia in het kader van de centrale opvolging der steunaanvragen en de boekhoudkundige verwerking en om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen inzake het vrijwilligerswerk en de vzw.

Grondslag

Gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting

Gegevens van steunaanvragers (ouders of voogd)

Doel

Wij verzamelen deze gegevens om een inschatting te maken van de gezinssituatie, het niveau van behoefte te bepalen en om steun te kunnen uitbetalen indien het steundossier positief wordt beoordeeld.

Wij verzamelen in het aanvraagdossier mogelijks gezondheidsgegevens van de steunaanvragers of van het kind voor wie de steun wordt aangevraagd.

Mogelijks worden eveneens strafrechtelijke veroordelingen van de ouders in het dossier opgenomen. Deze gegevens worden steeds in minimale vorm opgenomen en worden uitsluitend gebruikt om het steundossier te evalueren

Grondslag

Uitvoering van de overeenkomst, toestemming

Gegevens van minderjarigen ten behoeve van wie steun wordt aangevraagd

Doel

Wij verzamelen deze gegevens om een inschatting te maken van de
gezinssituatie, het niveau van behoefte te bepalen en om steun te kunnen uitbetalen indien het steundossier positief wordt beoordeeld.

Wij verzamelen in het aanvraagdossier mogelijks gezondheidsgegevens van het kind voor wie de steun wordt aangevraagd. Deze gegevens worden steeds in minimale vorm opgenomen en worden uitsluitend gebruikt om het
steundossier te evalueren.

Grondslag

Uitvoering van de overeenkomst, toestemming

Gegevens van sociale begeleiders (zoals OCMW, CLB edm.)

Doel

Wij verzamelen deze gegevens om de begeleidende instantie te kunnen contacteren indien nodig en om (indien van toepassing) de steun te kunnen storten op het rekeningnummer van de instantie die instaat voor de sociale begeleiding.

Grondslag

Uitvoering van de overeenkomst, gerechtvaardigd belang

Gegevens van medewerkers

Doel

Wij verzamelen deze gegevens in het kader van personeelsbeheer, meer bepaald het beheer van urenstaten en loonadministratie, de boekhouding, het beheer van verzekeringen en bankrekeningen, uitvoering van operationele taken, opleidingsbeheer en personeelscommunicatie.

Grondslag

Gerechtvaardigd belang (in geval van uitvoering van operationele taken, opleidingen en personeelscommunicatie), wettelijke verplichting (beheer urenstaten en loonadministratie / boekhouding), contractuele uitvoering (afsluiten van verzekeringen en uitbetaling lonen)

Gegevens partijen die
contact opnemen met
Lucia

Doel

Wij verzamelen deze gegevens om deze partijen te kunnen contacteren en hen opgevraagde informatie edm. te kunnen bezorgen.

Grondslag

Gerechtvaardigd belang

Lucia VZW bewaart op elektronische gegevensdrager en/of op papier alle informatie die werd verzameld via het
‘steunaanvraagformulier’, voor zover deze informatie noodzakelijk is om een beslissing te nemen over het toekennen van
financiële steun aan de gezinnen, conform het maatschappelijk doel van Lucia. Deze dossiers worden beheerd door
vrijwilligers van de vzw en bevatten vertrouwelijke informatie over minderjarige kinderen en gezinnen in een precaire
situatie.
De vrijwilligers hebben er zich toe verbonden om op de meest strikte wijze het beroepsgeheim te respecteren in hun omgang
met deze gegevens. De vrijwiligers ondertekenen hiertoe een overeenkomst die confidentialiteit en privacy oplegt.

De toestemming die u geeft is steeds vrij en u heeft te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken. Een intrekking van toestemming heeft geen invloed op de verwerking van Persoonsgegevens (i) voorafgaand aan dergelijke intrekking, (ii) op basis van elke wettige reden tot verwerking van Persoonsgegevens (iii) in geval van rechtmatig belang van de verwerking.

Het gerechtvaardigd belang als grondslag wordt verantwoord ten aanzien van de verwerking van Persoonsgegevens van leden, donateurs, begeleiders en mensen die contact opnemen met Lucia. Het is voor Lucia van belang deze Persoonsgegevens te verwerken in kader van haar ledenadministratie en de evaluatie/uitvoering van de steunaanvragen. Gelet op de gegevens die worden verwerkt, is er hoe dan ook geen schending mogelijk van de grondrechten en/of fundamentele vrijheden van de gebruikers en is de impact op de privacy van de betrokkenen beperkt. De verwerking van Persoonsgegevens door Lucia en andere informatie die u vrijgeeft, inclusief eventuele gevoelige persoonlijke informatie, is mogelijks noodzakelijk gelet op de uitvoering van de overeenkomst tussen u en Lucia. Lucia moet dergelijke Persoonsgegevens verwerken om elk individueel steundossier te kunnen evalueren en om desgevallend financiële steun te kunnen uitbetalen. In het geval dat u weigert om deze Persoonsgegevens te verschaffen, zal Lucia haar verplichtingen (nl. het evalueren van het steundossier en desgevallend het uitbetalen van financiële steun) niet kunnen nakomen en komt u niet in aanmerking voor het ontvangen van steun.

De verwerking van Persoonsgegevens van donateurs is mogelijks eveneens verantwoord o.b.v. een wettelijke verplichting. Zo heeft Lucia de wettelijke verplichting fiscale fiches te verschaffen aan donateurs wanneer zij aan bepaalde voorwaarden voldoen. Om deze verplichting na te komen, moet Lucia bepaalde van uw Persoonsgegevens verwerken. De voorgaande redenen zijn mogelijks niet exhaustief en Lucia is te allen tijde gerechtigd om uw Persoonsgegevens te verwerken voor elke andere wettige reden. In dergelijke gevallen verwittigt Lucia u zo snel mogelijk van die reden. Een actualisering van deze Verklaring kan zo een verwittiging uitmaken.

Ontvangen en delen van Persoonsgegevens

Lucia ontvangt uw Persoonsgegevens o.a. wanneer:

  • U een steunaanvraag indient (al dan niet in samenwerking met een sociale begeleider);
  • U via de website of e-mail contact opneemt met Lucia;
  • U zich aansluit bij Lucia als lid of u giften doet aan Lucia;
  • U zich als sociale begeleider identificeert t.a.v. Lucia;
Lucia zal steeds op minimale wijze uw Persoonsgegevens delen. Om o.a. de steunaanvragen echter naar behoren te evalueren,
is het soms noodzakelijk dat Lucia Persoonsgegevens deelt met derden zoals sociale begeleidingsinstanties edm. U geeft dan
ook uitdrukkelijk toestemming om uw Persoonsgegevens te delen zoals omschreven in deze Verklaring. Donateurs kunnen
vragen om anoniem te blijven en om niet bij naam vermeld te worden in een Erecomité of op welke lijst dan ook.
Verwerkers van Lucia handelen steeds onder verantwoordelijkheid van Lucia. Indien Lucia beroep doet op Verwerkers zal dit
altijd gebeuren onder een Verwerkersovereenkomst die beantwoordt aan de vereisten van de AVG en uw Persoonsgegevens
zo goed mogelijk beschermt.

 

Doorgifte van Persoonsgegevens naar landen buiten de EER

In principe geeft Lucia uw Persoonsgegevens niet door naar landen buiten de EER. Het is echter mogelijk dat Lucia – via
haar Verwerkers – uw Persoonsgegevens wel doorgeeft naar landen buiten de EER. Indien er in een specifiek land een minder
strikte bescherming geldt voor Persoonsgegevens als binnen de EER, zorgt Lucia er voor om een zelfde beschermingsniveau
te bereiken (door bv. een overeenkomst hieromtrent af te sluiten met de Verwerker die zich bevindt in een land buiten de
EER).

Hoe worden mijn Persoonsgegevens bewaard?

Lucia hanteert de volgende bewaringstermijnen van uw Persoonsgegevens:

Gegevens van sympathisanten van Lucia

Tot 5 jaar na laatste contact op niveau van de lokale Lucia afdeling.

Gegevens van sympathisanten van Lucia

Tot 5 jaar na laatste contact op niveau van de lokale Lucia afdeling.

Gegevens van leden, vrijwilligers en bestuursleden van Lucia

Zo lang u lid bent van Lucia en tot maximaal 10 jaar na stopzetting lidmaatschap / vrijwilligerswerk op niveau van de lokale en nationale Lucia afdeling.

Gegevens van steunaanvragers (ouders of voogd)

5 jaar op niveau van de lokale Lucia afdeling en 10 jaar op
niveau van nationale Lucia afdeling.
Zo lang de toestemming geldig is en niet wordt ingetrokken.

Gegevens van minderjarigen ten behoeve van wie steun wordt aangevraagd

5 jaar op niveau van de lokale Lucia afdeling en 10 jaar op niveau van nationale Lucia afdeling.

Gegevens van sociale begeleiders (zoals
OCMW, CLB edm.)

Tot maximaal 10 jaar na laatste contact op niveau van de lokale en nationale Lucia afdeling.

Gegevens van medewerkers

10 jaar op het niveau van de nationale Lucia afdeling

Gegevens partijen die contact opnemen met Lucia

Tot 5 jaar na laatste contact op niveau van de lokale en nationale Lucia afdeling.

Lucia bewaart uw Persoonsgegevens in haar eigen databanken en/of in de databanken van haar Verwerkers. U kan steeds de
geactualiseerde lijst van deze Verwerkers bij Lucia opvragen.

Omwille van het behoud van historiek in de organisatie, worden de boekhoudkundige gegevens op nationaal niveau in een
beveiligd archief bijgehouden na het verstrijken van een bewaartermijn van 10 jaar.

Hoe worden mijn Persoonsgegevens beveiligd?

Lucia heeft passende technische en organisatorische maatregelen, beschermingsmaatregelen en waarborgen uitgewerkt om
uw Persoonsgegevens te verwerken overeenkomstig de toepasselijke Belgische en Europese regelgeving, en in het bijzonder,
zonder daartoe beperkt te zijn, om uw Persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, fout gebruik of ongeoorloofde
wijzigingen.
Lucia implementeerde onderstaande beveiligingsmaatregelen:

  • Confidentialiteitsovereenkomst met alle vrijwilligers die steundossiers behandelen;
  • Archief met fysieke beveiliging (bewaren achter slot, of met toegangsbeveiliging van lokaal)
  • Gebruik van persoonlijke e-mailadressen voor vrijwilligers en bestuursleden
  • Gegevensverwerkersovereenkomst met externe Verwerkers conform de AVG-regelgeving
  • Beveiliging van gegevens door het voorzien van regelmatige back-ups.

Bovendien heeft Lucia met haar Verwerkers een Verwerkersovereenkomst afgesloten om uw Persoonsgegevens te beveiligen
en intern verschillende maatregelen genomen op niveau van confidentialiteit. Lucia doet alle redelijke/noodzakelijke
inspanningen om de vertrouwelijkheid van uw Persoonsgegevens te beschermen.
De website van Lucia (www.luciaweb.be) bevat geen cookies en wordt niet getraceerd met specifieke software.
Ondanks de voormelde maatregelen van Lucia dient u er zich van bewust te zijn dat er steeds risico’s verbonden zijn aan het
verzenden van Persoonsgegevens over het internet. De veiligheid en bescherming van uw Persoonsgegevens kan nooit
volledig worden gegarandeerd.
In geen geval kan Lucia verantwoordelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief
of onrechtmatig gebruik van de Persoonsgegevens door een derde.

Welke rechten heb ik?

Indien en voor zover voorzien in de toepasselijke Belgische en Europese regelgeving, heeft u het recht:

  • a) op een bevestiging of Lucia uw Persoonsgegevens al dan niet verwerkt en, in voorkomend geval, op toegang tot de
    Persoonsgegevens die Lucia verwerkt;
  • b) op verbetering door Lucia, zonder onnodige vertraging, van onnauwkeurige of onvolledige Persoonsgegevens;
  • c) om uw Persoonsgegevens te laten wissen door Lucia;
  • d) om uw Persoonsgegevens te verkrijgen en ze aan een andere Verantwoordelijke of Verwerker over te dragen;
  • e) om van Lucia de beperking van de verwerking van uw Persoonsgegevens te verkrijgen, voor zover dit mogelijk is;
  • f) om uw Persoonsgegevens toegestuurd te krijgen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machine-leesbaar formaat;
  • g) om in te gaan tegen de Verwerking van uw Persoonsgegevens en tegen het gebruik van uw Persoonsgegevens voor
    direct marketingdoeleinden.

Deze rechten kan u uitoefenen door contact op te nemen met Lucia via e-mail: vzw.lucia.asbl@skynet.be, of tel tel: 02 512 32 37.

Indien en voor zover voorzien in de toepasselijke Belgische en Europese regelgeving, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit indien de verwerking van uw Persoonsgegevens de toepasselijke regelgeving
schendt. In België is dit de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (meer informatie via
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Wijzigingen aan deze Verklaring

Lucia kan deze Verklaring te allen tijde wijzigen. De datum van de laatst gewijzigde versie staat links bovenaan de
Verklaring. Wijzigingen worden op de website van Lucia gepubliceerd zodat u te allen tijde op de hoogte blijft van de
informatie die Lucia verzamelt, hoe Lucia deze informatie gebruikt en op welke manier Lucia deze informatie deelt.
Gewijzigde versies van deze Verklaring treden in werking tien (10) dagen na de publicatie ervan op de website en zullen,
indien noodzakelijk, steeds ter goedkeuring worden voorgelegd.

Toestemming tot vrijgave

U erkent, bevestigt en geeft uitdrukkelijk de toestemming aan Lucia om uw Persoonsgegevens bekend te maken indien dit
wettelijk vereist is of indien Lucia te goeder trouw oordeelt dat dergelijke bekendmaking vereist is om:

  • a) te voldoen aan een lopend gerechtelijk onderzoek, gerechtelijk bevel of juridisch proces;
  • b) de algemene voorwaarden van Lucia af te dwingen;
  • c) te reageren op vorderingen tegen Lucia naar aanleiding van Persoonsgegevens die de rechten van derden schenden;
  • d) de rechten, eigendom en veiligheid van Lucia, haar vrijwilligers, leden en het publiek te vrijwaren.

Lucia mag uw Persoonsgegevens bekend maken aan bevoegde politionele of gerechtelijke autoriteiten of andere officiële
overheidsinstanties indien Lucia dit, naar eigen oordeel, noodzakelijk of nuttig acht in verband met een onderzoek naar
fraude, inbreuken op intellectuele eigendom of elke andere schadelijke activiteit, of indien Lucia redelijkerwijs mag
vermoeden dat dergelijke activiteit Lucia of uzelf kan blootstellen aan aansprakelijkheid.

Aansprakelijkheid

Indien Lucia uw Persoonsgegevens rechtmatig aan een derde (andere dan een Verwerker of Subverwerker) heeft bezorgd, is
Lucia niet aansprakelijk voor onrechtmatige verwerking of onrechtmatige gebruik door die derde.
Lucia is evenmin aansprakelijk indien derden uw Persoonsgegevens onrechtmatig verwerken of gebruiken en Lucia passende
technische en organisatorische maatregelen heeft getroffen om dergelijke onrechtmatige verwerking of gebruik tegen te gaan.

Toepasselijk recht en bevoegdheidsbeding

Deze Verklaring wordt beheerst, geïnterpreteerd en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgische recht, dat exclusief van
toepassing bij elk eventueel geschil.
De Belgische rechtbanken van het rechtsgebied Brussel, afdeling Brussel zijn exclusief bevoegd om te oordelen over elk
geschil dat zou kunnen voortvloeien uit de interpretatie of de uitvoering van deze Verklaring, behoudens het recht van de
consument om een geschil voor te dragen bij de bevoegde rechter op basis van een dwingende wetsbepaling.