Politique de confidentialité

Table des matières

ASBL LUCIA – DECLARATION de CONFIDENTIALITE
Cette Déclaration de Confidentialité (la “Déclaration”) s’applique aux données personnelles que l’asbl Lucia traite dans le
cadre de ses activités.

Asbl Lucia
Rue de Namur 86
B-1000 Bruxelles
Numéro d’entreprise: 0458.578.584

ci-après “Lucia”, ou “nous”
Lucia estime que la protection de la vie privée est d’une importance capitale et veut vous informer au mieux – comme
donateur, sponsor, membre ou comme demandeur d’aide –, respecter et vous permettre de contrôler ce qui est fait de vos
Données à caractère personnel et de votre vie privée.
Tous les termes avec majuscule qui ne sont pas définis dans cette Déclaration, sont définis dans le règlement (EU) 2016/679
du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 concernant la protection des personnes physiques liée au traitement
des données à caractère personnel et concernant la libre circulation de ces données et jusqu’au retrait de la Directive
95/46/EG (“Règlement Général sur la Protection des Données ou “RGPD” ou “GDPR”).
Vos Données à caractère personnel et votre vie privée sont protégés par Lucia en conformité avec la règlementation belge et
européenne en matière de protection de la vie privée.
Lisez attentivement cette Déclaration. Ci-après vos droits sont non seulement décrits, mais aussi la manière dont vous pouvez
les exercer.
En devenant donateur, sponsor ou membre de Lucia ou en introduisant une demande d’aide auprès de Lucia, vous marquer
votre accord sur la manière par laquelle Lucia rassemble et traite vos Données à caractère personnel, tels que décrite dans
cette Déclaration.

Qui traite vos Données à caractère personnel et comment pouvez-vous nous contacter?

Lucia est le Responsable du traitement de vos Données à caractère personnel que vous nous donnez lors d’une demande
d’aide, lorsque vous devenez membre de Lucia ou lorsque vous donnez à Lucia vos coordonnées par un don ou toute autre
manière.
Lucia a désigné un Coordinateur vie privée, auquel vous avez toujours accès pour des questions concernant votre vie privée
et le traitement de vos Données à caractère personnel. Le Coordinateur vie privée est joignable via:

Asbl Lucia
c/o Coordinateur vie privée
Rue de Namur 86
B-1000 Bruxelles
e-mail: vzw.lucia.asbl@skynet.be
tel: 02 512 32 37

Quelles sont les Données à caractère personnel qui sont rassemblées et traitées?

Lucia traite différentes sortes de Données à caractère personnel selon que vous êtes membre de Lucia, vous introduisez une
demande d’aide, vous apportez une contribution financière ou vous prenez contact avec Lucia. Il est possible que les
Données personnelles suivantes (e.a.) soient traitées par Lucia:

Données des sympathisants
de Lucia

Données d’identification et de contact telles que nom, prénom, sexe, domicile, numéro de
téléphone, adresse e-mail, participation à des évènements

Gegevens van donateurs
van Lucia

Données d’identification et de contact telles que nom, prénom, sexe, domicile, numéro de
téléphone, adresse e-mail.

Données financières telles que numéro de compte bancaire IBAN, montant donné.

Données des demandeurs
d’aide (parents ou tuteur)

Données d’identification et de contact telles que nom, prénom, sexe, domicile, numéro de
téléphone, adresse e-mail, nationalité.

Données financières telles que compte bancaire IBAN ou of compte budget (ou tout autre
compte bancaire sur lequel l’aide doit être versée), niveau d’éducation des parents, état-civil, nationalité, nombre d’enfants dans la famille (en ce compris le nom et la date de
naissance de ces enfants), description des besoins et problèmes des parents, de pourquoi
l’aide est demandée, des besoins financiers et de la situation financière du demandeur, de
l’aide sociale que le demandeur reçoit déjà et de pourquoi cette aide est insuffisante, de
l’accompagnement, signature.

Il est possible que, dans le cadre d’une demande d’aide, des données médicales soient
communiquées telles qu’une description de la situation médicale des parents. C’est aussi
possible dans le cas de condamnations pénales des parents.

Données des mineurs au
profit desquels l’aide est
demandée

Données d’identification et de contact telles que nom, prénom, sexe, domicile, date de
naissance, description de la situation familiale, des besoins de l’enfant.

Il est possible que, dans le cadre d’une demande d’aide, des données médicales soient
communiquées telles qu’une description de la situation médicale de l’enfant pour lequel
l’aide est demandée.

Données des collaborateurs

Données d’identification et de contact telles que nom, prénom, domicile, numéro detéléphone, adresse email.

Caractéristiques personnelles, données financières, numéro de sécurité sociale, éducation et formation, composition de la famille

Données des assistants
sociaux (tels que CPAS,
PMS etc.)

Données d’identification et de contact telles que nom, signature, sexe, données de contact de l’instance accompagnatrice, informations diverses de celle-ci telles que adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, fax, compte bancaire IBAN.

Données des tiers qui
prennent contact avec
Lucia

Données d’identification et de contact telles que nom, prénom, sexe, adresse, adresse e- mail, numéro de téléphone, nom de l’organisation.

Quel est le but et le fondement du traitement de vos Données personnelles ?

Le but et le fondement du traitement de ces données dépend principalement de la catégorie des Données personnelles
concernées. Vous trouvez ci-après un aperçu du but et du fondement des différentes Données personnelles que nous traitons.

Données des
sympathisants de Lucia

But

Nous rassemblons ces données pour pouvoir les informer sur les
évènements organisés par Lucia et les inviter à faire des dons à Lucia.

Fondement

Intérêt justifié

Données des donateurs
de Lucia

But

Nous rassemblons ces données pour pouvoir les informer sur les
évènements organisés par Lucia et les inviter à faire des dons à Lucia, mais
aussi pour traiter les dons en faveur de Lucia et leur envoyer les fiches
fiscales.

Fondement

Intérêt justifié, obligation légale

Données des bénévoles
et gestionnaires de
Lucia

But

Nous rassemblons ces données pour échanger les informations des
demandeurs d’aide entre le bénévole responsable et les gestionnaires de Lucia et entre les gestionnaires locaux, dans le cadre de l’évaluation des demandes reçues, et entre les administrations locales et l’administration nationale de Lucia dans le cadre du suivi central de ces demandes et du traitement comptable et pour se conformer aux obligations légales concernant le bénévolat et l’asbl.

Fondement

Intérêt justifié, obligation légale

Données des
demandeurs d’aide
(parents ou tuteur)

But

Nous rassemblons ces données pour évaluer la situation de la famille, le niveau des besoins et pour pouvoir verser l’argent si le dossier d’aide est jugé positif.

Il est possible que nous reprenions dans le dossier de demande des informations sur la santé des demandeurs d’aide ou de l’enfant pour qui le soutien est demandé.

Il est aussi possible que les condamnations pénales des parents soient reprises dans le dossier. Ces données sont toujours reprises de manière succincte et sont uniquement employées pour évaluer le dossier d’aide.

Fondement

Mise en œuvre de l’accord, autorisation

Données des mineurs au
profit desquels l’aide est
demandée

But

Nous rassemblons ces données pour évaluer la situation de la famille, le niveau des besoins et pour pouvoir verser l’argent si le dossier d’aide est jugé positif.

Il est possible que nous reprenions dans le dossier de demande des informations sur la santé de l’enfant pour qui le soutien est demandé. Ces données sont toujours reprises de manière succincte et sont uniquement employées pour évaluer le dossier d’aide.

Fondement

Mise en œuvre de l’accord, autorisation

Données des assistants
sociaux (tels que CPAS,
PMS etc.)

But

Nous rassemblons ces données pour pouvoir contacter si nécessaire
l’instance accompagnatrice et (s’il échait) pour pouvoir verser le soutien sur
le compte de cette instance qui assure l’accompagnement social.

Fondement

Mise en œuvre de l’accord, intérêt justifié

Données des
collaborateurs

But

Nous rassemblons ces données dans le cadre de la gestion du personnel, plus précisément la gestion de l’horaire et du traitement, la comptabilité, la gestion des assurances et des comptes bancaires, l’exécution des tâches opérationnelles, la formation et la communication au personnel.

Fondement

Intérêt justifié (pour l’exécution des tâches opérationnelles, la formation et la communication au personnel), obligation légale (pour la gestion de l’horaire et du traitement /et sa comptabilité), exécution contractuelle (conclusion d’assurances et paiement des salaires)

Données des tiers qui
prennent contact avec
Lucia

But

Nous rassemblons les données de ces tiers pour pouvoir les contacter et leur donner les informations qu’ils ont demandé

Fondement

Intérêt justifié

L’asbl Lucia conserve sur support électronique et/ou sur papier toutes les informations rassemblées via le “formulaire de
demande d’aide” pour autant que ces informations soient nécessaires pour prendre une décision d’octroi d’une aide financière
aux familles, conformément à l’objet social de Lucia. Ces dossiers sont gérés par les bénévoles de l’asbl et contiennent des
informations concernant des enfants mineurs et des familles dans une situation précaire.
Les bénévoles se sont engagés à respecter de la manière la plus stricte le secret professionnel en traitant ces données. Les
bénévoles ont signé à cet effet une convention qui impose confidentialité et respect de la vie privée

L’autorisation que vous donnez est toujours libre et vous avez toujours le droit de la retirer. Une révocation d’autorisation
n’a pas d’influence sur le traitement des Données personnelles (i) précédant une telle révocation, (ii) sur base de toute raison
légale permettant le traitement de ces Données, (iii) en cas d’intérêt légitime du traitement.

L’intérêt légitime comme fondement est justifié en ce qui concerne le traitement des Données personnelles des membres,
donateurs, accompagnateurs et personnes qui entrent en contact avec Lucia. Il est important pour Lucia de traiter ces
Données personnelles dans le cadre de la gestion de ses membres et l’évaluation/exécution des demandes d’aide. Compte-
tenu des données qui sont traitées, il n’est en tout état de cause pas possible de violer les droits et/ou les libertés
fondamentaux des utilisateurs et l’impact sur la vie privée des personnes concernées est limitée.
Il est possible que le traitement des Données personnelles par Lucia et les autres informations que vous divulguez, en ce
compris des donnée personnelles sensibles sont indispensables, compte tenu de l’exécution de la convention entre vous et
Lucia. Lucia doit traiter ces Données personnelles pour pouvoir évaluer chaque dossier de soutien individuel et pour payer
l’aide financière le cas échéant. Au cas où vous refusez de fournir ces Données personnelles, Lucia ne pourra pas honorer ses
engagements (à savoir l’évaluation du dossier de soutien et le versement éventuel de l’aide financière) n’étant plus qualifié
pour bénéficier d’un soutien.
Il est possible aussi que le traitement des Données personnelles des donateurs se justifie sur base d’une obligation légale.
Lucia a ainsi l’obligation légale de fournir des fiches fiscales aux donateurs qui répondent à certaines conditions. Pour
respecter cette obligation, Lucia doit traiter certaines de vos données personnelles.
Il est possible que les raisons qui précèdent ne soient pas exhaustives et Lucia est toujours habilitée à traiter vos Données
personnelles pour tout autre raison légale. Dans ce cas Lucia vous prévient le plus vite possible de ces raisons. Une mise à
jour de cette Déclaration peut ainsi constituer une notification.

Obtention et partage des Données personnelles

Lucia obtient vos Données personnelles notamment lorsque:

  • Vous introduisez une demande d’aide (avec ou sans la collaboration d’un assistant social);
  • Vous prenez contact avec Lucia via le website ou par e-mail;
  • Vous devenez membre de Lucia ou vous faite des dons à Lucia;
  • Vous vous identifiez comme assistant social auprès de Lucia;

Lucia partagera toujours de manière minimale vos personnelles. Pour e.a. évaluer correctement les demandes d’aide, Lucia
doit pouvoir si nécessaire partager des avec des tiers tels que les instances d’accompagnement social, etc. Vous donnez alors
expressément votre accord pour partager vos Données personnelles comme décrit dans cette Déclaration. Les donateurs
peuvent demander à rester anonyme et à ne pas voir son nom repris dans un Comité d’Honneur ou sur quelque liste que ce soit.
Les sous-traitants de Lucia agissent toujours sous la responsabilité de Lucia. L’appel de Lucia à des sous-traitants se fera toujours sur base d’un contrat de sous-traitance qui répond aux exigences du RGPD et protège ainsi au mieux vos Données personnelles.

Diffusion de Données personnelles vers des pays en dehors de la CEE

En principe Lucia n’envoie pas vos Données personnelles vers des pays hors CEE. Il est cependant possible que Lucia – via
ses sous-traitants – transmette vos Données personnelles vers des pays hors CEE. Si un pays offre une protection juridique
moins stricte qu’à l’intérieur de la CEE pour les Données personnelles, Lucia veille à atteindre un même niveau de protection
(p.ex en concluant un accord à ce sujet avec le sous-traitant qui est situé dans un pays en dehors de la CEE).

Comment mes Données personnelles sont-elles conservées?

Les durées de conservation de vos Données personnelles appliquées par Lucia sont les suivantes:

Données des sympathisants de Lucia

Jusqu’ à 5 ans après le dernier contact au niveau de la section locale de Lucia

Données des donateurs de Lucia

Jusqu’à 10 ans maximum après la dernière donation au niveau de Lucia national et local.

Données des membres, bénévoles et
gestionnaires de Lucia

Aussi longtemps que vous êtes membre de Lucia et jusqu’à 10 ans maximum après l’arrêt de l’affiliation ou du travail volontaire au niveau national et local.

Données des demandeurs d’aide (parents ou tuteur)

10 ans au niveau de la section locale et nationale de Lucia.
Aussi longtemps que l’autorisation est valable et n’est pas retirée.

Données des mineurs au profit
desquels l’aide est demandée

10 ans au niveau de la section locale et nationale de Lucia
Aussi longtemps que l’autorisation est valable et n’est pas retirée.

Données des assistants sociaux (tels que
CPAS, PMS etc.)

Jusqu’à 10 ans maximum après le dernier contact au niveau national et local de Lucia.

Données des collaborateurs

10 ans au niveau de Lucia national.

Données des tiers qui prennent contact
avec Lucia

Jusqu’à 5 ans au niveau de Lucia national et local.

Lucia conserve vos Données personnelles dans ses propres fichiers et/ou ceux de ses sous-traitants. Vous pouvez toujours
demander à Lucia la liste actualisée de ces sous-traitants.
Par souci de conserver l’historique de l’organisation, les données comptables sont conservées et archivées de manière sécurisée au niveau national après l’expiration d’un délai de 10 ans.

Comment mes données personnelles sont-elles protégées?

Lucia a mis en place les mesures techniques, d’organisation, de protection ainsi que les garanties pour traiter vos Données
personnelles en conformité avec la règlementation belge et européenne, et en particulier, sans que ce soit limité à cet égard
pour protéger vos Données personnelles contre la perte, l’emploi erroné ou les modifications injustifiées.
Lucia a mis en œuvre les mesures de sécurité suivantes:

  • Convention de confidentialité avec tous les bénévoles qui traitent les dossiers;
  • Archivage avec protection physique (conservation sous clé, ou accès du local protégé;
  • Utilisation d’adresses e-mail personnelles pour les bénévoles et les gestionnaires;
  • Convention de traitement des données avec les sous-traitants externes, conformément à la règlementation RGPD;
  • Protection des données par des back-ups réguliers.

Lucia a en plus conclu un accord de Sous-traitance avec ses Sous-traitants pour protéger vos Données personnelles et appris
en interne différentes mesures au niveau de la confidentialité. Lucia fait tous les efforts nécessaires et raisonnables pour
protéger la confidentialité de vos Données personnelles.
Le website de Lucia (www.luciaweb.be) ne contient pas de cookies et n’est pas tracé avec un software spécifique. Malgré les
mesures mentionnées ci-dessus, vous devez être conscient qu’il y a toujours des risques liés à la transmission de Données
personnelles par internet. La sécurité et la protection de vos Données personnelles ne peuvent jamais être totalement
garanties.
Lucia ne peut en aucun cas être tenu responsable pour tout dommage direct ou indirect qui découle d’une utilisation fautive
ou injuste Données personnelles par un tiers.

Quels sont mes droits?

Si et pour autant que prévu dans la règlementation applicable belge et européenne, vous avez droit:

  1. A une confirmation que Lucia traite ou non vos Données personnelles et, en ce cas, à l’accès aux Données personnelles
    que Lucia traite;
  2. A la correction par Lucia, sans délai inutile, des Données personnelles inexactes ou incomplètes;
  3. A faire effacer vos Données personnelles par Lucia;
  4. A obtenir vos Données personnelles et à les transmettre à un autre Responsable ou sous-traitant;
  5. A obtenir de Lucia la limitation du traitement de vos Données personnelles, pour autant que ce soit possible;
  6. À recevoir vos Données personnelles sous une forme structurée, d’usage courant et lisible par machine;
  7. À vous opposer au traitement de vos Données personnelles et à l’emploi de celles-ci pour des buts de marketing direct.

Vous pouvez exercer ces droits en prenant contact avec Lucia par e-mail: vzw.lucia.asbl@skynet.be, ou tel: 02 512 32 37

Si et pour autant que prévu dans la règlementation applicable belge et européenne, vous avez le droit d’introduire une plainte
auprès de l’autorité de supervision compétente si le traitement de vos Données personnelles enfreint la règlementation
applicable. En Belgique il s’agit de la Commission pour la protection de la vie privée (plus d’information sur
www.autoriteprotectiondonnees.be).

Modifications à cette Déclaration

Lucia peut modifier cette Déclaration à tout moment. La date de la dernière version se trouve en haut à gauche de la
Déclaration. Les modifications sont publiées sur le site web de Lucia de telle sorte que vous êtes en tout temps au courant des
informations que Lucia rassemble, utilise et de quelle manière Lucia les partage.
Les versions modifiées de cette Déclaration entrent en vigueur dix (10) jours ouvrables après leur publication sur le site web
et seront, si nécessaire, toujours présentées pour approbation.

Autorisation de divulgation

Vous reconnaissez, confirmez et donnez expressément l’autorisation à Lucia de faire connaître vos Données personnelles si
cela est exigé légalement ou si Lucia juge de bonne fois qu’une telle divulgation est exigée pour:

  1. se conformer à une enquête judiciaire en cours, à une injonction judiciaire ou à une procédure juridique;
  2. faire respecter les conditions générales de Lucia;
  3. réagir aux réclamations envers Lucia en raison des Données personnelles qui portent atteinte aux droits des tiers;
  4. pour protéger les droits, la propriété et la sécurité de Lucia, de ses bénévoles et membres et du public.

Lucia peut transmettre vos Données personnelles aux autorités policières ou judiciaires compétentes ou à d‘autres autorités
publiques si Lucia, de son propre jugement, l’estime nécessaire ou utile en rapport avec une enquête portant sur une fraude,
une atteinte à la propriété intellectuelle ou toute autre activité nuisible, ou si Lucia peut soupçonner raisonnablement qu’une
pareille activité peut engager la responsabilité de Lucia ou de vous-même .

Responsabilité

Si Lucia a transmis légitimement vos Données personnelles à un tiers (autre qu’un Sous-traitant) Lucia n’est pas responsable
du traitement ou de l’emploi illicites de ces données par ce tiers.
Lucia n’est pas davantage responsable si des tiers traitent ou utilisent illicitement vos Données personnelles et si Lucia a pris
des mesures techniques et organisationnelles pour s’opposer à ce traitement ou emploi.

Droit applicable et juridiction compétente

Cette Déclaration est administrée, interprétée, et mise en œuvre en conformité avec le droit belge, qui est exclusivement
d’application à tout différend éventuel.
Les tribunaux belges de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles, section de Bruxelles sont exclusivement compétents pour
statuer sur tout différend qui pourrait découler de l’interprétation ou de la mise en œuvre de cette Déclaration, à l’exception
du droit de l’usager de porter un différend auprès d’un juge compétent sur base d’une disposition légale contraignante.